Importancia de la organizadora de bodas

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Juliana y Rodrigo Monso están surgiendo en el mercado de bodas. El par de asesores detrás de la empresa Bouquet Time con docenas de matrimonios exitosos en sus 5 años de historia. En este chat, Juliana y Rodrigo hablan sobre la importancia del asesoramiento de boda  y dan algunos consejos para una fiesta de bodas exitosa.

¿Cómo comenzó todo?

Todo comenzó por accidente. Poco después de regresar de una luna de miel, un amigo que había sido contratado me pidió ayuda con la hoja de presupuesto de la boda y algunos otros consejos. Me encantó la idea de ayudar con los preparativos, porque podía revivir momentos únicos.

Comencé, pero en poco tiempo me di cuenta de que había encontrado algo que me encantaba hacer. Este amigo insistió en que yo oficialmente sea asesora de bodas. El volumen de novias aumentó, hasta el momento en que me di cuenta de que necesitaba definir si me encaminaría a este nuevo mundo que amaba o seguiría en una carrera ya consolidada. El amor habló más fuerte y decidí jugar. Fue entonces cuando llamé a Rô, mi marido, para ser mi compañero.

Sabiamos que podríamos crear algo diferente, con cuidado centrado en la novia y el novio y no sólo la novia. Y asi empezo.

¿Están usted y Rodrigo siempre juntos? ¿Cómo se dividen las tareas? 

Día a día nos dividimos según las necesidades. Yo suelo seguir las reuniones con los novios más, y Rodrigo consigue más con la parte técnica y la producción. Ya en los eventos, depende. Cuando sólo tenemos una boda en el día, actuamos juntos, coordina el horario y me quedo con la novia y la familia. Cuando tenemos dos bodas el mismo día, nos separamos.

¿Cuáles son las principales diferencias entre organizar un evento social y una boda? 

Creo que uno de los factores que los distingue es la expectativa generada. El matrimonio es un momento único, los sentimientos involucrados desde los preparativos y sobre todo en el día, son incomparables.

Además, también tenemos un protocolo ceremonial a seguir, que si se lleva a cabo en el camino equivocado, puede marcar negativamente una historia para siempre. Por esta razón, hemos buscado desde el principio la profesionalización

Servicio que la novia y el novio sólo realmente entienden después de la fiesta, ¿cómo presentar su trabajo a la novia y el novio?

Al principio, empezamos con una charla Relajada, donde la novia y el novio exponen sus expectativas y sueños en relación al evento e identifican el perfil de la pareja y sus invitados. Una vez hecho esto, entraremos en la explicación detallada de cómo funciona nuestro trabajo, cómo podemos ayudarles, qué procesos y herramientas usamos y cuál es nuestro capital humano.

¿Qué servicios ofrece y la diferencia entre ellos?

Ofrecemos tres modelos de trabajo: Organización completa; Parcial o Básica. En Completo y Parcial, comenzamos el trabajo desde el momento del cierre, donde, después de identificar el perfil del evento, prepararemos junto con la pareja una hoja de cálculo financiera, con los costos estimados para cada aspecto.

Con la planilla de estimación de costos aprobada, haremos sugerencias de proveedores que se ajusten al perfil y al presupuesto del cliente.

El siguiente paso es la redacción del calendario de contratación. A continuación, comenzó la investigación, las solicitudes de presupuesto, y los horarios de las reuniones. La única diferencia entre Completo y Parcial es que en Completa acompañamos al cliente en todas las reuniones, ya en la Partial, sólo seguimos en las reuniones con los proveedores clave (Local, Decoración, Buffet y Música). En ambos, negociamos con los proveedores, pero los dejamos totalmente libres para hacerlo si prefieren y evaluamos los contratos.

Con un promedio de 90 días antes del evento, comenzamos la fase de producción, con la alineación de los contratos, la reunión técnica con los principales proveedores en el lugar del evento, la preparación del calendario de tiempos y movimientos, el calendario De montaje y desmontaje.

En el día de la boda, le acompañamos desde el inicio de la asamblea hasta el final de la recepción, donde haremos un reporte de retroalimentación de los servicios contratados y etc.

En la organización Básica, nuestro trabajo Efectivo comienza en la fase de producción del evento, a partir de ese momento, es idéntico a los otros modelos. Sin embargo, estamos a disposición de los clientes para hacer preguntas, sugerir proveedores y evaluar todos los contratos firmados por el cliente en cualquier momento.

Muchas personas piensan que los matrimonios pequeños no necesitan asesoramiento. ¿Estás de acuerdo?

El concepto de matrimonio pequeño es complicado. Para nosotros, tener 50 o 100 invitados no significa que sea más fácil o más sencillo. En la gran mayoría de los casos, ocurre lo contrario porque aumenta el número de detalles. Una planificación adecuada es clave para evitar la contratación incorrecta y el gasto innecesario. Además, la novia y el novio deben aprovechar cada momento y no tiene que preocuparse por cualquier contingencia, tanto en los preparativos, pero sobre todo en el día de la boda.

 

 ¿Cómo organizas las etapas de tu trabajo? 

  1. Identificación del perfil del evento
  2. Definición del presupuesto
  3. Elaboración del horario de contratación
  4. Ejecución (cotizaciones, reuniones, negociaciones, análisis de contratos)
  5. Producción
  6. Ejecución (día del evento)
  7. Terminación (informe posterior al evento).

¿Cuál fue la misión más inusual que han recibido?

Realizar una boda desde cero con un diseño de conjunto pesado en 10 días para 350 invitados.

 

 ¿Cuál es la mayor situacion que has tenido con una novia?

Hay tantos, tan divertido de recordar! Muchos no lo puedo citar, pero va de situaciones complicadas con la suegra, hasta tener que quitar el vestido de la novia porque el novio no fue capaz. En una boda, los detalles hacen toda la diferencia. Para usted,

¿Cuáles son los detalles esenciales? 

En primer lugar, la boda debe tener la novia y el novio dando la cara. Este es el punto principal. Suena simple, pero no lo es. Por lo tanto, es esencial hacer un diagnóstico preciso al identificar el perfil de la novia y el novio, y luego sugerir opciones que se ajusten a este perfil. Además tenemos otros puntos fundamentales, que también parecen simples: comida caliente, bebida fría, temperatura adecuada de A/C, baños limpios y eficiente servicio de valet parking. Son puntos importantes para el éxito de cualquier evento.

¿Ha tenido muchas bodas de destino, cuáles son los pros y los contras de casarse fuera de su Ciudad?

La gran ventaja de elegir una boda de destino es la capacidad de proporcionar experiencias a la novia y el novio y sus invitados, después de todo esto no es sólo un día de evento, Pero un fin de semana, o mejor aún, unas vacaciones con varios eventos pre y post-boda. La desventaja es que implica a muchos más vendedores y artículos. La complejidad del evento dependerá de la ubicación elegida.

 ¿Qué le recomiendas a quien quiera una pista de baile muy animada: banda o dj?

novios en la pista rs! Tener la pista animada, no depende de la banda o del DJ, depende exclusivamente de los anfitriones de la fiesta. Una vez más, el partido debe tener la cara de la novia y el novio y sus invitados. Y puede parecer tonto lo que dije, pero muchos se pierden en las funciones de saludar a todos y tomar fotos, olvidando que son las estrellas y que todo el mundo quiere divertirse con ellos.

Para una novia con un presupuesto limitado presupuesto, ¿qué elementos debe dar prioridad además del asesoramiento? 

Ubicacion con buena infraestructura y buffet, asi como la gastronomia en este rubro tenemos servicios que son extremadamente importantes, como la bebida. Y el otro tema que sugerimos un gran sueño de la novia, lo que sea.

 ¿Cuáles son los 3 consejos que le daría a una novia cuando se trata de la elección del asesor de su boda? 

  1. Buscar referencias de las empresas elegidas.
  2. Elija una empresa que le da seguridad.
  3. La empatía también es fundamental.

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